Účtovníctvo by sa malo spracovávať priebežne, po mesiacoch. Pokiaľ sa doklady účtujú priebežne, máme prehľad o stave našej spoločnosti. Či sme v strate, či v zisku, či sme neprekročili obrat pre registráciu za platcu DPH, či nemáme pohľadávky, ktoré už mali byť dávno uhradené, či náhodou nie sme niekomu dlžní my.
Predstavme si situáciu, kedy účtovník dostane bankové výpisy za celý rok v decembri. Pracne nahadzuje účtovný zápis za účtovným zápisom a zisťuje, že nevie s čím spárovať nejakú platbu. Dôvodom je prevažne to, že nemá k dispozícii nejakú vydanú faktúru, prijatú faktúru, pokladničný doklad o platbe kartou. A tu vzniká situácia, kedy v decembri začíname loviť v pamäti, čo sme uhradili v polovici januára. Žijeme v hektickej dobe, mnohí si nepamätajú ani to, čo robili a hradili minulý týždeň, tak zistiť presne, čo bolo uhradené pred skoro rokom, je náročná úloha.
Pokiaľ odovzdáme bankový výpis mesačne, účtovník si vypýta prípadný chýbajúci doklad v reálnom čase, vieme si ľahšie dohľadať chýbajúci doklad, skôr sa vieme rozpamätať, navyše riešime iba jeden mesiac. Ak ale v decembri spracujeme bankové výpisy za celý rok, môže nastať situácia a aj mnohokrát nastáva, že účtovník pýta od nás doklady na dve A4.
Čo z toho vyplynie? Všetky bankové pohyby musia byť zaúčtované na nejakom účte. Teda pokiaľ my nevieme účtovníkovi dať doklad, ktorý sme hradili, ale v bankovom výpise takáto úhrada je, musí sa to zaúčtovať „niekam“, spravidla sa to účtuje ako pohľadávka voči konateľovi spoločnosti. To má za následok, že prijatá faktúra, ktorá nám mohla navýšiť naše náklady a tým zároveň znížiť základ dane z príjmov, sa v našom prípade stane našim záväzkom voči našej spoločnosti. A to nie je fér. Len preto, že sme niečo opomenuli…
Neodovzdávame vydané faktúry priebežne? V decembri môže náš účtovník zistiť, že sme obrat pre registráciu za platcu DPH prekročili už v marci a to je teda znova problém. Dodanenie, mimoriadne DPH, registrácia za platcu – možno sme nimi nechceli byť a mohli sme to riešiť napr. založením ďalšej s.r.o. a podobne. Teda znova problém, ktorý tu nemusel byť, keby náš účtovník mal informácie a sleduje naše obraty a vie nás načas upozorniť, že môže dôjsť k prekročeniu obratu.
Vyhnúť sa tomu je pritom také jednoduché, odovzdať doklady účtovníkovi načas, ideálne mesačne a spolupracovať, keď niečo potrebuje. Účtovník nie je náš nepriateľ, je to niekto, kto sa snaží pomôcť nám, upozorniť nás, pomôcť optimalizovať. Hrá dôležitú úlohu v našom podnikaní.
Takto to zhodnotila naša kolegyňa Monika, ako k tomu pristupujeme my.
