Aj keď má podnikateľ externého účtovníka alebo zamestnanca na účtovníctvo, nezbavuje ho to zodpovednosti. Podľa zákona o účtovníctve môže firma poveriť vedením účtovníctva inú osobu, no právna zodpovednosť zostáva na nej. U živnostníkov ju nesie podnikateľ sám, u spoločností konateľ. Ak dôjde k pochybeniu – napríklad nesprávnemu vyčísleniu dane alebo porušeniu účtovných pravidiel – sankcie ukladá daňový úrad spoločnosti, no konateľ môže niesť osobnú zodpovednosť, najmä ak konal nedbanlivo. Preto je dôležité mať nad účtovníctvom kontrolu a s účtovníkom si vybudovať dôverný, transparentný vzťah.
Spoľahlivý účtovník by mal mať nielen odborné znalosti a prax, ale aj poistenie zodpovednosti za škodu. Externí účtovníci alebo poradenské firmy často spolupracujú s tímom odborníkov a majú profesijné poistenie, čo znižuje riziko pre klienta. Interný účtovník je zamestnanec a vzťahuje sa na neho Zákonník práce, čo obmedzuje výšku vymáhateľnej náhrady škody. Výhodou interného účtovníka je znalosť vnútorného fungovania firmy, nevýhodou však môže byť menší rozhľad v daňových špecifikách. Rozhodnutie medzi interným a externým účtovníkom by malo vychádzať z potrieb firmy, nie len z výšky odmeny.
Pri spolupráci s externým účtovníkom je nevyhnutné mať podrobne definovanú zmluvu – čo účtovník zabezpečuje, za čo nesie zodpovednosť, ako aj výšku a podmienky poistného krytia. Zmluva by mala obsahovať aj mechanizmus náhrady škody či zmluvné pokuty. V prípade interného účtovníka sa odporúča dohoda o hmotnej zodpovednosti a pravidelné preverovanie jeho odbornej spôsobilosti. V každom prípade by firma mala vedieť, či účtovník má poistenie, v akej výške, a aké sú limity náhrady škody.
Chyby v účtovníctve sa často objavujú pri úpravách základu dane, pri rezervách, opravných položkách, alebo daňovo uznateľných výdavkoch. Tie sa následne prenášajú do daňového priznania a môžu viesť k sankciám. Za nepodanie priznania hrozia pokuty od 30 do 16 000 eur, pri nezostavení účtovnej závierky až do výšky 3 milióny eur. Aj menší podnikateľ môže byť sankcionovaný za nepresnosti, napríklad ak nezaplatí daň načas. Preto je dôležité, aby konateľ pravidelne kontroloval základné údaje z účtovníctva – zostatky na účtoch, výšku pohľadávok a záväzkov, výsledok hospodárenia či správnosť výpočtu dane.
Konateľ nemusí byť odborník na účtovníctvo, no mal by mať zavedený systém kontroly. Pravidelné reporty, kontrola závierky pred podaním priznania, prehľad o zisku, tržbách, nákladoch či hodnote majetku a vlastného imania – to všetko pomáha včas zachytiť chyby. Odporúča sa aj konzultácia s daňovým poradcom pri komplikovanejších otázkach. V konečnom dôsledku je to práve konateľ, kto nesie plnú zodpovednosť za správnosť účtovníctva a jeho dopad na firmu.
