Od roku 2022 je možné viesť účtovníctvo elektronicky. V praxi sa však stále vyskytujú otázky týkajúce sa povinností pri vedení účtovníctva a uchovávaní účtovnej dokumentácie v digitálnej forme. Finančné riaditeľstvo SR, Centrum podpory pre dane, v spolupráci s oddelením metodiky dane z príjmov a účtovníctva, vypracovalo v máji 2024 informačný materiál týkajúci sa elektronizácie účtovníctva.
Od roku 2022 je významnou zmenou možnosť transformovať dokumenty z papierovej do elektronickej podoby aj skenovaním, čo zjednodušilo proces archivácie účtovnej dokumentácie. Znížili sa aj nároky na niektoré náležitosti účtovných dokladov, napríklad podpisové záznamy.
Účtovné jednotky môžu elektronicky uchovávať aj dokumentáciu z obdobia pred 1. januárom 2022, ak dodržia stanovené podmienky podľa novely zákona o účtovníctve účinnej od 1. januára 2022. Zákon neustanovuje technické parametre ani konkrétne požiadavky na softvéry, ale stanovuje zásady a spôsoby, ktoré musia byť dodržané. Dodržanie týchto zásad musí účtovná jednotka preukázať prostredníctvom interných predpisov.
Dokumentáciu možno uchovávať priamo v účtovnom programe, v cloude, na externých diskoch alebo využívať služby externých spoločností. Finančné riaditeľstvo SR však neposkytuje zoznam certifikovaných spoločností pre tieto služby.
Od 1. januára 2018 je povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu 10 rokov. Zahrňuje to účtovné závierky, doklady, knihy, odpisové plány a ďalšie dokumenty potrebné pre účtovníctvo. Pri dlhodobom majetku sa lehota 10 rokov počíta od posledného účtovania o majetku.
Účtovná jednotka, ktorá transformovala účtovné doklady z papierovej do elektronickej podoby podľa zákona, nemusí uchovávať tieto doklady v obidvoch formách. Elektronický záznam je postačujúci.
Účtovné doklady môžu byť zoskupované do súhrnných záznamov, napríklad dennej uzávierky z elektronickej registračnej pokladnice. Doklady z POS terminálu nie je potrebné archivovať, ak nepreukazujú potrebné skutočnosti podľa zákona o účtovníctve.
Ak účtovná jednotka zabezpečí transformáciu účtovných záznamov v súlade so zákonom, nemusí uchovávať papierové doklady. Účtovná jednotka musí zabezpečiť vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu účtovných záznamov buď podpisovým záznamom, elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom.
Zamestnanec môže naskenovať doklad z e-kasy a poslať ho zamestnávateľovi, ktorý ho preplatí. Zamestnávateľ môže stanoviť tento postup v internom predpise. Pokiaľ účtovná jednotka dodrží všetky zákonné požiadavky na transformáciu a uchovávanie elektronických záznamov, nemusí uchovávať papierové originály dokladov.
Vaše Účtovníctvo pre všetkých
.png)
